DGTI divulga orientações sobre mudanças no armazenamento de dados nas contas institucionais do IFSertãoPE

A partir de maio deste ano, as contas de e-mail sob o domínio do Instituto Federal do Sertão Pernambucano (IFSertãoPE) terão o seu espaço de armazenamento reduzido, em virtude de uma mudança recente na política de armazenamento do Google voltada para escolas e universidades. Devido à alteração, a equipe da Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação (DGTI) divulgou, recentemente, uma série de orientações para que alunos e servidores do IFSertãoPE possam adequar-se aos novos limites de armazenamento de dados anunciados pelo Google.

“Inicialmente, o Google informou a todas as universidades e institutos aderentes ao projeto que este recurso de armazenamento ilimitado seria mantido por tempo indeterminado. Contudo, houve uma mudança por parte do Google e este recurso só está garantido até o final de 2023, quando passará a existir um limite de uso por instituição”, explica o diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFSertãoPE, Francisco Hamilton.

Com a mudança, que terá início a partir do dia 1.º de maio, os limites individuais de armazenamento de dados serão de até 3GB para discentes e até 25 GB para servidores da instituição (técnico-administrativos e docentes) – neste caso, podendo chegar até 40GB mediante justificativa. Dessa forma, as contas dos alunos inativos – isto é, que já se formaram ou que estão com a matrícula cancelada – e servidores inativos serão desativadas e posteriormente excluídas. Entretanto, o servidor ou estudante que não tiver mais vínculo com a instituição terá um prazo de 90 dias para realizar backup dos seus dados antes da exclusão definitiva, conforme estabelece a Norma Complementar n.º 2, que regulamenta o uso do e-mail institucional.

Para adequar-se aos novos limites, recomenda-se ao usuário analisar o seu consumo atual e remover do Drive e Gmail os arquivos e mensagens desnecessários. Para isso, podem ser adotados os seguintes procedimentos, após autenticação do usuário na sua conta institucional: 1) Verificar o consumo de armazenamento da conta, acessando este atalho; 2) Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários, por meio deste atalho.

“Ressaltamos que as contas e serviços institucionais são disponibilizados pelo IFSertãoPE apenas para fins educacionais. Sugerimos que os usuários iniciem a adequação às novas cotas de armazenamento antes do prazo informado, para que não fiquem impedidos de armazenar novos arquivos e/ou de receber novos e-mails”, adverte Hamilton. Segundo ele, a equipe da DGTI elaborou alguns tutoriais para auxiliar servidores e alunos a realizarem as adaptações necessárias, que estão disponíveis no Portal de Manuais Institucionais. 

Dicas para otimização de espaço

• Tenha o hábito de apagar mensagens de e-mail e arquivos dos quais já não precisa.
• Evite anexar arquivos grandes em mensagens de e-mail. Em vez disso, utilize o serviço FileSender@RNP.
• Evite armazenar fotos, músicas e conteúdo multimídia.
• Utilize a sua conta somente para fins institucionais.

A DGTI recomenda que estes procedimentos sejam adotados por todos os usuários do e-mail institucional (alunos e servidores),  impreterivelmente,  até o dia 30 de abril. Em caso de dúvidas, basta entrar em contato com a equipe de TI da sua unidade ou abrir um chamado na Central de Serviços do Suap, escolhendo a sua unidade como centro de atendimento.