É o setor responsável por planejar, organizar e realizar eventos de extensão. Engloba eventos artísticos, científicos, culturais, esportivos, gastronômicos e turísticos. O planejamento e a organização de eventos incluem as seguintes atribuições:

✔ Planejar e organizar o cerimonial de forma que o protocolo seja seguido. Engloba a organização do roteiro do evento, a criação do script para o Mestre de Cerimônias, a formação de mesas e pronunciamentos de acordo com a ordem de precedência;

✔ Criar roteiros de turismo para apresentar o destino ou a região para os participantes do evento;

✔ Gerenciar atividades culturais que serão apresentadas no evento, visando promover a valorização cultural;

✔ Realizar ações de marketing voltadas para o sucesso do evento. Envolve: fixar uma marca para o evento; coordenar ações ligadas à imagem do evento; promover e divulgar o evento para o seu público-alvo; negociar com patrocinadores; coordenar entrevistas (quando necessário); atender a demandas por meio de endereço eletrônico; comparecer a outros eventos para promover um evento específico, quando for pertinente;

✔ Coordenar atividades relacionadas à logística. A logística deve ser pensada para facilitar o acesso ao evento, incluindo os transportes – de pessoas e materiais – e a disponibilização de serviços, como: alimentos e bebidas (A&B) e meios de hospedagens;

✔ Coordenar atividades de recepção e credenciamento. Envolve: realizar inscrições, confirmar a participação dos inscritos e gerar os certificados das pessoas que permanecerem no evento no mínimo o tempo estipulado para validação de sua presença (a certificação pode ser feita de forma digital ou impressa);

✔ Coordenar atividades ligadas às finanças. É necessário controlar o orçamento, considerando os recursos materiais e monetários disponíveis para a realização do evento. Além de estimar os custos financeiros é preciso realizar o controle de entradas e saídas de recursos.

O cadastro de eventos no âmbito do IFSertãoPE ocorre através do Sistema Unificado da Administração Pública (Suap). O proponente deve percorrer o seguinte caminho: Suap > Comunicação Social > Eventos > Adicionar evento e preencher com as informações necessárias para que um coordenador avalie a proposta do evento.

Os eventos de Extensão do IFSertãoPE são regidos pela Resolução nº 38 do Conselho Superior, de 08 de outubro de 2018

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