Solicitação de apoio técnico

A Coordenação de Arquivo e Protocolo (CAP) presta orientações às unidades administrativas e acadêmicas na organização dos documentos, através do preenchimento do formulário de solicitação de assistência na organização dos arquivos. O atendimento aos setores e unidades solicitantes obedecerá à lista de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência à CAP.

Encaminhamento de documentos para o arquivo intermediário

A transferência de documentos para o arquivo intermediário da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente e da relação de transferência de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria comunicarem oficialmente à CAP a intenção de transferir documentos ao arquivo intermediário, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. Entretanto, este tipo de transferência será realizada mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação.

Encaminhamento de documentos para o arquivo permanente

O recolhimento de documentos para o arquivo permanente da Reitoria ocorrerá mediante o preenchimento do modelo de ofício correspondente, acompanhado da relação de recolhimento de documentos. Cabe às unidades administrativas da Reitoria solicitarem oficialmente ao arquivo permanente o recolhimento de documentos, solicitando aprovação e prévia orientação técnica. O recolhimento será realizado mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação. O recolhimento de documentos tomará como base a destinação prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, sendo recolhidos os conjuntos documentais cuja destinação seja a guarda permanente.

Encaminhamento de documentos para organização

O encaminhamento de documentos para organização no arquivo intermediário da Reitoria ocorre, excepcionalmente, mediante o preenchimento do modelo de ofício para encaminhamento de documentos para organização.

Empréstimo e consulta de documentos

A solicitação de empréstimo de documentos no Arquivo da Reitoria deve ser formalizada através do endereço eletrônico Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.. A retirada e/ou a devolução de documentos físicos por servidores da Reitoria é realizada pessoalmente, pelo servidor que solicitou o empréstimo. O envio de processos para servidores dos campi é realizado pelo serviço de malote, conforme rotinas estabelecidas com os Correios.